7 señales de que tu negocio ha superado el software estándar
Todo negocio comienza de la misma manera. Te registras en un puñado de herramientas. Un CRM por aquí. Un gestor de proyectos por allá. Una hoja de cálculo compartida de Google que alguien de tu equipo creó en un fin de semana. Y funciona por un tiempo.
Luego tu equipo se duplica. Tus procesos se vuelven más complejos. Y de repente, ese software que elegiste hace dos años empieza a ir en tu contra en lugar de ayudarte. Pasas más tiempo buscando soluciones alternativas a tus herramientas que trabajando con ellas.
He dirigido una agencia de software durante siete años. Las empresas que nos contactan casi nunca dicen: “Necesitamos software a medida”. Dicen: “nada de lo que usamos hace lo que realmente necesitamos”. Para cuando llaman, llevan meses, a veces años, lidiando con flujos de trabajo rotos.
Aquí tienes siete señales de que estás en ese punto. Y, lo que es más útil, qué hacer al respecto.
Tu equipo copia datos entre aplicaciones más de una vez al día
Esta es la más común. Alguien de tu equipo exporta un CSV de una herramienta, lo limpia y lo importa a otra. Todos los días.
Cuando empezamos a trabajar con PrepLadder, una empresa de educación con más de 5 millones de usuarios en su aplicación, realizamos talleres con sus equipos para mapear cómo trabajaban realmente. Encontramos datos dispersos en cuatro herramientas diferentes. Ventas tenía un sistema. Soporte tenía otro. Marketing tenía un tercero. Y el equipo directivo tenía un panel de control que no extraía datos de ninguno de ellos.
Contamos 36 tareas separadas que existían solo porque estos sistemas no se comunicaban entre sí. Treinta y seis. Cosas como copiar manualmente datos de leads de una aplicación a otra, o volver a introducir información de clientes que ya existía en otro lugar de la empresa.
Si alguien de tu equipo dedica incluso 30 minutos al día a la entrada de datos, que en realidad es mover información entre herramientas; multiplica eso por 20 días laborables. Son más de 10 horas por persona al mes. Para un equipo de cinco, estás quemando 50 horas al mes en un trabajo que el software debería manejar automáticamente.
Has buscado soluciones alternativas al software tantas veces que la solución alternativa ES el proceso
Este se te cuela. Te encuentras con una limitación en tu herramienta, así que creas una solución alternativa. Una hoja de cálculo compartida. Un recordatorio de Slack. Un sistema de notas adhesivas (sí, he visto esto en empresas que facturan 10 millones de dólares). Luego alguien crea una solución alternativa para la solución alternativa.
Un año después, la documentación de tu proceso parece un tablero de teoría de la conspiración. Los nuevos empleados necesitan dos semanas para entender cómo se hacen las cosas realmente en comparación con cómo se supone que deben hacerse. Si esto te suena familiar, podría ser el momento de pensar en qué procesos vale la pena automatizar.
Aquí ocurre algo psicológico extraño. Debido a que las soluciones alternativas se desarrollaron lentamente con el tiempo, nadie las cuestiona. Simplemente se convierten en “cómo hacemos las cosas”. El año pasado hablé con un distribuidor mayorista que tenía un proceso de 14 pasos para cumplir un solo pedido. Cuando lo mapeamos juntos, ocho de esos pasos existían solo porque su sistema de inventario no podía manejar sus categorías de productos reales. Llevaban viviendo con esa deuda técnica durante tres años.
Las herramientas estándar están construidas para la empresa promedio. Si tus procesos han evolucionado hasta el punto en que tienes más excepciones que reglas, la herramienta no es el problema. El problema es el ajuste.
Tus informes tardan horas porque los datos residen en cinco lugares
Esta es la que vuelve locos a los COOs y CEOs. Quieres saber algo simple. ¿Cuántos pedidos se enviaron esta semana? ¿Cuál es nuestra tasa de retención de clientes? ¿Qué representante de ventas está cerrando más?
La respuesta debería tomar 30 segundos. En cambio, le toma a alguien medio día porque los datos están divididos entre tu CRM, tu herramienta de gestión de proyectos, tu sistema de facturación y dos hojas de cálculo que solo una persona de tu equipo entiende.
En PrepLadder, el equipo de marketing no podía ver cómo sus campañas se conectaban con las conversiones reales de leads sin extraer datos de tres lugares diferentes y unirlos manualmente. Para cuando tenían los números, los datos ya estaban desactualizados. Estaban tomando decisiones basadas en la realidad de la semana pasada, no en la de hoy.
Estás pagando por funciones que no usas y te falta la única función que realmente necesitas
La mayoría de las herramientas estándar están construidas con 100 características. Tú usas 12 de ellas. Pero lo único que realmente necesitas, el flujo de trabajo específico que coincide con cómo opera tu negocio, eso no existe. Ninguna cantidad de integraciones de Zapier o trucos de API lo solucionará.
Esto es especialmente común en empresas en crecimiento. Cuando eras un equipo de 10 personas, esa herramienta tenía sentido. Ahora sois 40. La forma en que manejas los pedidos, las aprobaciones o las solicitudes de los clientes ha cambiado por completo. Pero el software no ha cambiado contigo.
No estoy diciendo que todos los productos SaaS sean malos. Son geniales hasta que dejan de serlo. El punto de inflexión es cuando empiezas a adaptar tu proceso a la herramienta en lugar de al revés.
Aquí tienes una prueba rápida. Pregunta a tu equipo: “¿Si pudieras cambiar una cosa sobre cómo funciona nuestro software, ¿cuál sería?” Si cada persona te da una respuesta diferente, y ninguna de esas cosas está en la hoja de ruta del proveedor, has superado el punto de inflexión. Estás pagando una suscripción mensual por un software que resuelve el problema de otra persona.
Solo una persona sabe cómo funciona realmente el sistema
Esta es la señal más aterradora de esta lista. Y si tu equipo ha crecido más allá de 30 o 40 personas, probablemente ya lo hayas sentido. (Escribimos una publicación completa sobre por qué las herramientas internas fallan con 50 empleados.) Tienes un miembro del equipo que se ha convertido en el administrador de sistemas no oficial. Conoce todas las soluciones alternativas. Construyó la compleja hoja de cálculo. Recuerda qué automatización de Zapier activa qué acción.
Si esa persona se va de vacaciones, las cosas se ralentizan. Si deja la empresa, las cosas se rompen.
Veo esto tan a menudo que se ha convertido en una de las primeras preguntas que hago en las llamadas: “¿Hay una persona que mantiene todo funcionando?” La respuesta es casi siempre sí, y casi siempre le sigue una risa nerviosa. Todos saben que es un problema. Nadie lo ha solucionado porque solucionarlo significa repensar todo el sistema, ¿y quién tiene tiempo para eso cuando estás ocupado creciendo?
Eso no es un problema de personas. Es un problema de sistemas. Cuando tus herramientas requieren conocimiento tribal para operar, no tienes un sistema real. Tienes un arreglo frágil sostenido por la memoria de una persona.
Los nuevos empleados tardan una eternidad en ser productivos
La incorporación no debería requerir un manual de 40 páginas que explique cómo usar seis herramientas diferentes y tres hojas de cálculo para realizar una tarea básica. Pero en las empresas que han superado su software, eso es exactamente lo que sucede.
He visto documentos de incorporación que incluyen instrucciones como “ignora el mensaje de error en el paso 3, siempre lo hace” o “este campo dice ‘región’ pero en realidad lo usamos para el tipo de cliente”. Cuando tus materiales de capacitación incluyen descargos de responsabilidad sobre tus propias herramientas, algo ha salido mal.
El costo es real. Cada semana adicional que un nuevo empleado tarda en ser productivo es una semana de salario con una producción reducida; para una empresa que contrata de 5 a 10 personas al año, eso se acumula rápidamente.
Has evaluado (y rechazado) todas las herramientas del mercado
La investigación está hecha. Las demostraciones se han visto. Las publicaciones de comparación se han leído. Has probado tres herramientas diferentes de gestión de proyectos, dos CRMs y ese software específico de la industria que parecía prometedor pero que fue construido en 2014 y nunca se actualizó.
Nada encaja.
Esto es en realidad una buena señal, aunque no lo parezca. Significa que entiendes tu negocio lo suficientemente bien como para saber que una herramienta genérica no resolverá tu problema específico. La mayoría de las empresas no tienen ese nivel de claridad. El hecho de que hayas eliminado las opciones obvias significa que estás listo para algo construido en torno a cómo funciona realmente tu negocio.
Entonces, ¿qué haces al respecto?
Hay tres opciones. Puedes seguir parcheando las cosas con más soluciones alternativas y esperar que aguanten. Puedes contratar a un desarrollador (y pasar de 3 a 6 meses averiguando si es el adecuado). O puedes trabajar con un equipo que ya ha hecho esto antes.
Cuando PrepLadder vino a nosotros, no necesitaban un sistema empresarial masivo. Necesitaban una plataforma donde Ventas pudiera ver los leads en tiempo real, Soporte pudiera consultar el historial del cliente sin cambiar de pestaña, y Marketing pudiera rastrear el rendimiento de la campaña sin pasar medio día en un informe. Nosotros lo construimos en unas 8 semanas. Sus equipos pasaron de trabajar con cuatro herramientas desconectadas a un único panel de control construido en torno a cómo operan realmente. (Lee el caso de estudio completo de PrepLadder.)
Así es como se ve esto en la práctica. No una transformación de TI gigante. No un proyecto de dos años con un precio de seis cifras. Solo software que se adapta a tu negocio en lugar de ir en su contra.
La mayoría de las empresas con las que trabajamos están en el rango de $3M a $30M. Lo suficientemente grandes como para que las herramientas rotas cuesten dinero real, lo suficientemente pequeñas como para no tener un equipo de ingeniería interno para arreglar las cosas. Ese es el punto óptimo donde las herramientas internas personalizadas tienen más sentido financiero. Por debajo de eso, las herramientas estándar suelen funcionar bien. Por encima de eso, ya tienes un CTO que se encarga de esto.
Sé que esta es la parte donde la mayoría de los blogs te dicen que “programes una llamada” y lo dejan ahí. Así que seré directo sobre lo que realmente es esa llamada. Son 30 minutos. Hablamos sobre lo que está roto, lo que has intentado y si construir algo a medida tiene sentido para tu situación. A veces no lo tiene, y te lo diré. Sin presentación. Sin presión.
Tus herramientas deben funcionar para tu negocio, no al revés. Reserva una llamada de introducción gratuita