手动流程的隐性成本不在于你的预算，而在于你的团队如何度过他们的周二上午。
回想一下你最近发布的运营协调员或办公室经理的招聘启事。
在描述中，你可能列出了“更新和维护电子表格”、“编制每周报告”、“协调团队间数据”以及“管理记录和文档”等职责。你写下这些要求，是因为这些确实是该职位的工作内容。你可能没有计算过，以你支付的薪水，这些任务实际上花费了你多少。
目前，美国运营协调员的年薪在56,000美元到88,000美元之间。姑且算作7万美元。加上福利、税费和雇主开销，总成本大约在90,000美元到95,000美元。这意味着该员工在岗的每个工作小时，你大约要支付46美元。
现在问问自己：这些工时中有多少是用于软件可以自动处理的任务？
当然不是全部。一个优秀的运营协调员会做那些真正需要判断力、沟通和解决问题能力的工作。但在我合作过的大多数企业中，他们每周有30%到50%的时间花在根本不需要人工处理的工作上：将数据从一个地方复制到另一个地方，每周五从相同来源构建相同的报告，通过Slack追逐审批因为没有系统自动路由，回答“X项目进展如何？”因为没有实时状态视图。
如果按40%计算，这意味着每人每年有38,000美元的薪水花在了软件可以在几毫秒内完成的工作上。
为什么这不像是成本？
这种现象之所以持续存在，并非因为企业主对此一无所知，而是因为这笔成本从未以单一项目列出。
没有人会给你开一张38,000美元的“今年手动流程费”发票。你看到的是一份感觉正常的薪水。电子表格得到了更新，报告也编制完成了。团队看起来很忙。你并没有真正注意到这笔成本，因为它分散在无数看似无害的小任务中。
你实际支付的，是低价值工作的速度和可靠性，而你雇佣那个人是为了让他们在高价值工作上做出判断。
从10人公司发展到40人公司，几乎总是遵循相同的模式。在10人规模时，每个人都对全局有充分了解。沟通是非正式的。少量手动工作没问题，因为拥有完整业务知识的人可以立即纠正错误。到了40人规模时，非正式系统就会崩溃。现在有三个人在更新同一个人完美构建和理解的电子表格，但他们中没有人知道为什么某些单元格是那样格式化的。以前只需20分钟的周五报告，现在需要三个小时，因为数据分散在更多地方。没有人预料到这个问题，它只是逐渐积累起来。
我们在这里更详细地探讨了这种模式：当内部工具在50名员工时开始崩溃。
实际工作情况
为了具体说明，以下是我经常看到的属于这一类别的四个具体工作示例。
账户对账
Blomma，一家我们在科威特合作的电商公司，每月花费44小时进行账户对账。这并非抽象的“我们在行政上花费了时间”的44小时，而是每个月，一个真实员工的44个工作小时，手动从多个地方提取数据并进行交叉核对。在我们用其定制运营平台内的自动化报告系统取代该流程后，时间降至每月2小时。完整详情请参阅他们的案例研究。
仅一个流程，每月就节省了42小时。
客户报告
Major，一家Spotify分析机构，其手动报告流程占用了团队80%的可用时间。每增加一个新客户，就意味着更多的手动数据收集、更多的电子表格管理、更多的工作时间。他们不是在扩展业务，而是在增加人手以跟上工作量。当这个循环被打破时，它不会悄无声息。它之所以被打破，是因为有人最终计算出在当前利润率下，增长的实际成本是多少，而这个数字是错误的。在此查看我们如何解决它。
跨团队数据可见性
PrepLadder，一家拥有超过500万用户的教育科技公司，为销售、支持和营销协调运行着四种独立的工具。当销售完成一笔交易时，支持团队无法自动获取客户详情。当营销部门开展活动时，销售团队无法实时查看新线索。人们并非因为不在乎而未能良好地共享信息。他们之所以共享不佳，是因为系统需要手动传输本应自动流转的信息。错过的截止日期、重复的工作以及支持团队无法清晰查看绩效数据，使得他们难以应对票务量激增的情况。阅读案例研究。
周一早晨报告
这个例子没有具体的客户名称，因为它几乎发生在我接触过的每一家公司。通常是高级运营人员或客户经理，每周一早上通过从项目管理工具、CRM、可能是一个共享电子表格以及他们需要翻阅的Slack帖子中提取信息，来制作一份状态更新报告。这需要90分钟到两个小时。在过去一年里，每周一都花费90分钟到两个小时。没有人质疑它，因为这份报告很有用，而且它确实完成了。没有人计算过的是，以5.5万美元的年薪计算，一个人每周一花90分钟，一年52个周一，仅一份报告每年就花费约2,600美元。如果三个人制作类似的报告，那么每年用于这些本可以在几秒钟内自动生成的报告的成本将接近8,000美元。
当你构建这些流程时实际发生了什么
手动工作流程并非始于糟糕的决策，而是始于实用的选择。
当你只有15人且快速发展时，为费用审批建立一个完善的系统似乎是多余的。你有三个人提交费用，有人在周五审核。这行得通。问题在于，“行得通”变成了系统，然后你又增加了10人，再增加15人，但没有人停下来重新构建流程以适应当前的规模。那个适用于15人的流程现在由45人使用相同的电子表格和相同的周五审核，但它花费的时间是原来的三倍，产生了积压，并且偶尔会丢失东西。
这就是为什么聪明的团队最终会将他们大部分带薪工作时间花在那些每月300美元的软件投资就能消除的任务上。
我不是说你的团队效率低下。我是说你的流程没有跟上你的增长速度，这是一个不同的问题。效率关乎努力，而这关乎设计。
通常能揭示问题的三个问题
你不需要正式的审计就能发现手动工作正在吞噬你的薪资。三个问题往往能迅速揭示问题所在。
当那个人休假时会发生什么？
如果某人离岗一周导致产出明显下降或产生需要追赶的积压工作，那么就有一个手动流程正在通过他们运行，而这个流程不应该依赖于单个人。当某人不在时积累的任务，正是应该自动化的任务。
数据在哪里被重复输入？
如果你的团队在一个系统中输入订单，然后手动更新一个单独的电子表格来反映它，那么这就是两个本应相互通信的工具之间的连接断裂。每一次手动重复输入都是一种成本（时间）、一种风险（错误），也是一个信号，表明你的系统没有被设计成协同工作。
你最近的新员工觉得什么很奇怪？
新员工非常擅长发现不合理的流程。他们还没有被“驯化”去接受这些流程。如果你问你最近的员工，团队的运作方式有什么让他们感到惊讶的地方，他们的答案将直接指向你最昂贵的手动工作流程。那些在公司工作了两年的人已经对此视而不见了。
实际的解决方案
解决方案通常不像感觉上那么庞大。公司之所以迟迟不解决手动流程问题，是因为他们认为这意味着要一次性重建所有东西。事实并非如此。它通常意味着识别出一两个占据大部分浪费时间的流程，并首先替换它们。
大多数情况下，这涉及创建一个单一的内部工具。这个工具连接你的团队已经使用的数据源，消除了手动数据传输的需要，并为相关人员提供了他们所需信息的实时视图。这并非一次系统大修。
Blomma的对账问题每月耗时44小时。这并非全公司的运营失败，而是一个由单一团队处理的单一流程，需要自动化。我们构建了一个平台，取代了六个不相连的工具。 这听起来很庞大，但对账问题的解决方案是其中最有价值的单一部分，并且它可以独立构建。
如果你不确定从何开始，看看你的运营协调员在典型工作日的上午9点到11点之间在做什么。那个时间段内发生的事情就是你的答案。这并非因为这些时间不重要，而是因为大多数团队都在这个时间段内处理他们的日常行政流程。每天在同一时间、从相同来源发生并产生相同输出的任务，正是那些不应该需要人工的任务。
如果你已经知道哪个流程存在问题，但还没有时间制定解决方案，请预约30分钟的通话。
我们可以在一次对话中告诉你这是否是软件问题或其他问题，以及大致的解决方案会是什么样子。