每家企业都以同样的方式起步。你注册了一堆工具。一个CRM在这里。一个项目追踪器在那里。一个团队成员在一个周末搭建的共享Google表格。这些工具在一段时间内运作良好。
然后你的团队规模翻倍。你的流程变得更加复杂。突然间，你两年前选择的软件开始与你作对，而不是帮助你。你花在规避工具上的时间比使用工具的时间更多。
我经营一家软件代理公司已有七年。联系我们的公司几乎从不说：“我们需要定制软件。”他们说的是：“我们使用的任何工具都无法满足我们的实际需求。”等到他们打电话来时，他们已经处理了几个月，有时甚至是几年的破损工作流程。
以下是七个迹象，表明你正处于那个阶段。更重要的是，我们还会告诉你该怎么做。
你的团队每天在不同应用之间复制数据的次数超过一次
这是最常见的情况。你的团队成员每天从一个工具导出CSV文件，清理后，再导入到另一个工具。日复一日。
当我们开始与PrepLadder合作时，这是一家教育公司，其应用拥有超过500万用户。我们与他们的团队举办了研讨会，以描绘他们实际的工作方式。我们发现数据分散在四个不同的工具中。销售团队有一个系统。支持团队有另一个。营销团队有第三个。而领导团队的仪表板则没有从任何一个系统中提取数据。
我们统计了36项独立任务，这些任务的存在仅仅是因为这些系统之间无法相互通信。整整36项。比如手动将潜在客户数据从一个应用复制到另一个应用，或者重新输入公司其他地方已经存在的客户信息。
如果你的团队成员每天花30分钟进行数据录入，这实际上是在工具之间移动信息；将其乘以20个工作日。这相当于每人每月超过10小时。对于一个五人团队来说，你每月浪费50小时在软件本应自动处理的工作上。
你规避软件的次数太多，以至于规避本身就成了流程
这种情况悄然发生。你在工具中遇到了限制，于是创建了一个变通方案。一个共享电子表格。一个Slack提醒。一个便签系统（是的，我在营收1000万美元的公司见过这种系统）。然后有人为这个变通方案又创建了一个变通方案。
一年后，你的流程文档看起来就像一个阴谋论板。新员工需要两周时间才能理解事情实际是如何完成的，而不是应该如何完成的。如果这听起来很熟悉，那么可能是时候考虑哪些流程值得自动化了。
这里发生了一种奇怪的心理现象。因为这些变通方案是随着时间慢慢发展起来的，所以没有人质疑它们。它们只是变成了“我们做事的方式”。去年我与一家批发分销商交谈，他们有一个14步的流程来完成一个订单。当我们一起绘制出这个流程时，其中八个步骤的存在仅仅是因为他们的库存系统无法处理他们实际的产品类别。他们已经忍受这种技术债务三年了。
现成的工具是为普通公司设计的。如果你的流程已经演变到例外情况多于规则的地步，那么工具本身不是问题。不匹配才是问题。
你的报告需要数小时才能完成，因为数据分散在五个地方
这是让首席运营官和首席执行官们抓狂的问题。你只想知道一些简单的事情。本周发货了多少订单？我们的客户留存率是多少？哪个销售代表的成交量最高？
答案应该在30秒内得出。然而，却需要某人花半天时间，因为数据分散在你的CRM、项目管理工具、计费系统以及只有团队中一个人能理解的两个电子表格中。
在PrepLadder，营销团队无法看到他们的营销活动如何与实际的潜在客户转化相关联，除非他们从三个不同的地方提取数据并手动拼接起来。等到他们拿到数据时，数据已经过时了。他们根据上周的现实而不是今天的现实做出决策。
你为不使用的功能付费，却缺少你真正需要的功能
大多数现成工具都内置了100个功能。你只使用了其中12个。但你真正需要的那一个功能，那个与你的业务实际运作方式相匹配的特定工作流程，却不存在。再多的Zapier集成或API技巧也无法解决。
这在成长型公司中尤为常见。当你还是一个10人团队时，那个工具很有意义。现在你已经有40人了。你处理订单、审批或客户请求的方式已经完全改变了。但软件并没有随你而变。
我并不是说所有的SaaS产品都不好。它们在某个阶段很棒，直到它们不再适用。转折点是你开始为了适应工具而弯曲你的流程，而不是反过来。
这里有一个快速测试。问你的团队：“如果可以改变我们软件运作方式的一件事，那会是什么？”如果每个人都给出不同的答案，并且这些事情都不在供应商的路线图上，那么你已经过了转折点。你正在为解决别人问题的软件支付月度订阅费。
只有一个人知道系统实际如何运作
这是这份清单上最可怕的迹象。如果你的团队已经超过30或40人，你可能已经感受到了。（我们写了一整篇文章来讨论为什么内部工具在50名员工时会崩溃。）你有一个团队成员，他成为了非官方的系统管理员。他知道所有的变通方案。他搭建了复杂的电子表格。他记得哪个Zapier自动化触发了哪个动作。
如果这个人去度假，事情就会慢下来。如果他们离职，事情就会崩溃。
我经常看到这种情况，以至于它成了我在电话中问的第一个问题之一：“是否有一个人负责让一切正常运转？”答案几乎总是肯定的，并且通常伴随着一阵紧张的笑声。每个人都知道这是一个问题。没有人解决它，因为解决它意味着重新思考整个系统，而在忙于发展的时候，谁有时间做这些呢？
这不是人的问题。这是系统问题。当你的工具需要部落知识才能操作时，你没有一个真正的系统。你有一个由一个人的记忆维系的脆弱安排。
新员工需要很长时间才能提高生产力
入职培训不应该需要一本40页的手册，解释如何使用六种不同的工具和三个电子表格来完成一项基本任务。但在那些已经超越其软件的公司中，这正是发生的情况。
我见过一些入职文档，其中包含“忽略第三步的错误信息，它总是这样”或“这个字段显示‘区域’，但我们实际用于客户类型”之类的说明。当你的培训材料中包含关于你自己的工具的免责声明时，说明出了问题。
成本是真实存在的。新员工每多花一周时间才能提高生产力，就意味着一周的薪水产出降低。对于每年招聘5到10人的公司来说，这笔费用会迅速累积。
你已经评估（并拒绝）了市场上所有的工具
研究已经完成。演示已经看过。比较文章已经读过。你尝试了三种不同的项目管理工具，两个CRM，以及那个看起来很有前景但建于2014年且从未更新的行业特定软件。
没有一个适合。
这实际上是一个好兆头，尽管感觉不像。这意味着你对自己的业务足够了解，知道通用工具无法解决你的特定问题。大多数公司都没有达到这种清晰度。你已经排除了显而易见的选项，这表明你已准备好接受围绕你的业务实际运作方式而构建的东西。
那么，你该怎么办？
有三个选择。你可以继续用更多的变通方案修补，并希望它能撑住。你可以雇佣一名开发人员（并花3到6个月的时间来确定他们是否合适）。或者你可以与一个有经验的团队合作。
当PrepLadder找到我们时，他们不需要一个庞大的企业系统。他们需要一个平台，让销售团队能够实时查看潜在客户，支持团队无需切换标签即可调出客户历史记录，营销团队无需花费半天时间制作报告即可跟踪营销活动表现。我们在大约8周内构建了它。他们的团队从使用四个不连贯的工具，转变为一个围绕他们实际操作方式构建的仪表板。（阅读完整的PrepLadder案例研究。）
这就是实际操作的样子。不是一场巨大的IT转型。不是一个为期两年、价格高达六位数的项目。只是与你的业务匹配而不是与之对抗的软件。
我们合作的大多数公司都在300万到3000万美元的范围内。规模足够大，以至于破损的工具会造成实际的经济损失；规模又足够小，以至于他们没有内部工程团队来解决问题。这是定制内部工具最具经济意义的最佳点。低于这个范围，现成的工具通常运作良好。高于这个范围，你已经有CTO来处理这些事情了。
我知道这是大多数博客会告诉你“安排一次通话”然后就此打住的部分。所以我会直接说明那次通话到底是什么。它持续30分钟。我们讨论出了什么问题，你尝试了什么，以及构建定制解决方案是否适合你的情况。有时不适合，我也会告诉你。没有推销演示。没有压力。
你的工具应该为你的业务服务，而不是反过来。预订一次免费的介绍性通话